Stage - finance (m/v/x) (Ghent HQ)

Het project SEA-stream streeft ernaar om met behulp van de meest recente technologieën de efficiëntie een boost te geven binnen de hele organisatie. Centraal staat de door Microsoft ontwikkelde cloud ERP-oplossing voor grote ondernemingen, Microsoft Dynamics 365 for Finance and Operations, waarop een specifieke logistieke laag wordt aangebracht, gericht op logistieke processen. Het aanmelden van schepen; het lossen en laden; het voor- of natransport van goederen per spoor of via de weg; de stockage van goederen op kaaien, in silo’s, tankciternes of magazijnen; het onderhoud van installaties en machines; de personeelsplanning; de facturatie en finaal ook de boekhouding, allen worden ze aan elkaar gekoppeld en geïntegreerd. 

Elke migratie naar een nieuwe ERP-omgeving zorgt ervoor dat systemen opnieuw dienen te worden ingericht. Daarnaast is het ook een unieke kans en opportuniteit om processen in vraag te stellen, te streven naar uniformiteit en om verbeteringen aan te brengen waar nodig. Door ervaren finance consultants werden reeds verregaande stappen gezet in Master Data-afspraken, in de vastlegging van een uniforme Chart of Accounts, en in de uitwerking en implementatie van Procure to Pay / Order to Cash-processen. Teneinde de live-gang van de eerste kleinere entiteiten mogelijk te maken, vond er tevens reeds een basisopzet inzake btw en verwerking van bankuittreksels plaats. De opvolging van grotere entiteiten vereist vanzelfsprekend dat er ook hiervoor robuuste oplossingen zijn. In dit aspect wordt er samengewerkt met in-house tax-experten alsook met externe specialisten.

De stage-studenten in het Finance domein zullen worden toegewezen aan één of meerdere weldra te migreren entiteiten, waarvoor zij mee het cut-over proces zullen begeleiden. Concreet zullen zij de huidige methodieken op entiteitsniveau toetsen aan de nieuw vastgelegde conventies, zullen zij mee waken over een consistente toepassing van waarderingsregels, zullen zij de beschikbare btw-configuratie en vrijstellingsteksten toetsen op volledigheid en procedureel mee uitschrijven welke regels wanneer van toepassing zijn. Inzake de verwerking van bankuittreksels spreekt het voor zich dat de informatieve records uit Coda-bestanden worden gecapteerd in de nieuwe tool, doch de verwachtingen liggen hierin hoger. Zo zal er een specifieke module worden toegevoegd, welke ook de nodige parametrering vereist. De studenten zullen mee de live-gang van entiteiten bewerkstelligen en aansluitend zowel de AP-accountants als GL-accountants ondersteunen in een vlotte transitie.

Inzake Finance profielen richten we ons specifiek naar bachelor-studenten in Accountancy-fiscaliteit alsook in Kmo-management.

Hoe zijn de taken van AP en GL-accountants opgebouwd binnen SEA-Invest?

AP Accountant

• Opvolging van de OCR-scanning

• Analytisch inboeken van de aankoopfacturen

• Opvolging van de goedkeuringsflows

• Maandelijkse afsluit: cost accruals / deferrals (toepassen van een correcte cut-off)

• Maandelijkse afsluit: openstaande PO's controleren

• Verwerken van onkostennota’s (na goedkeuring) en opvolging van VISA-uitgavenstaten

• Voorbereiden van leveranciersbetalingen (payment proposal)

• CODA-afschriften importeren, overbrengen naar en boeken in een corresponderend dagboek

• Vereffening van de openstaande leveranciersposten

• Opvolging van de Vendor Aging

• Bij afwezigheid van een facturatiedienst, eveneens verantwoordelijk voor de opmaak van periodieke verkoopfacturen (Free Tekst Invoice)

GL Accountant

• Beheer van de periodes

• Administratie mbt Vaste Activa

• Verwerking van de loonjournaalposten en het bewaken van een correcte aansluiting met de loonadministratie

• Opvolging van de transitoria en de nog te voorziene opbrengsten- en kostenbedragen

• Opvolging van de wachtrekeningen

• Voorbereiding van de maandafsluiting en rapportage

• Uitvoeren van Interco reconciliaties

• Bepalen en boeken van wisselkoersverschillen op balansrekeningen

• Voorbereiding van BTW- en belastingaangiften

• Contact voor de externe audit

• Opmaak van de jaarrekening

• Validering van leveranciersbetalingen en het uploaden van betaalbestanden in Isabel ter goedkeuring door twee gemandateerden

• Bij afwezigheid van een AR Accountant, eveneens verantwoordelijk voor de vereffening van de openstaande klantenposten (desgevallend ism credit control), de opvolging van de Customer Aging, de verwerking van geschillen en de berekening van nalatigheidsinteresten in geval van laattijdige betaling